Автоматизация адаптации для Банка «Санкт-Петербург»
Приложение Talent Rocks помогает новичкам шаг за шагом погружаться в рабочие процессы, их руководителям — вовремя выполнять свои задачи по адаптации, а HR — мониторить процессы и быстро реагировать на возникающие проблемы.
Клиент
Банк «Санкт-Петербург» (БСПБ) — один из крупнейших региональных банков России. Организация работает в Санкт-Петербурге, Ленинградской области, Москве, Калининграде, Ростове-на-Дону, Новосибирске и Краснодаре. В банке трудится более 4000 сотрудников.
БСПБ стремится поддерживать репутацию надежного и стабильного работодателя, который даёт сотрудникам возможности для роста и развития. Программы стажировок с последующим трудоустройством помогают начать карьерный путь в банковской сфере студентам и выпускникам, для которых БСПБ становится первым работодателем.
Текучесть персонала на испытательном сроке несет большие издержки для бизнеса. На обучение и адаптацию новичков тратятся значительные ресурсы, как финансовые, так и временные, а стоимость найма сотрудника на замену сопоставима с его месячной зарплатой.
Поэтому наш банк решил начать масштабную IT-трансформацию HR-функций с сервиса по адаптации новых сотрудников. Ведь единственное, что нельзя никогда повторить, это первое впечатление у сотрудника.
Предпосылки
Бизнес-процесс адаптации новых сотрудников в Банке «Санкт-Петербург» включал 19 пунктов. При этом каждая часть процесса требовала обращаться к разным сервисам и службам внутри банка.
Отсутствие единого окна для нового сотрудника и большой объем неструктурированной информации, размещенной в разных источниках, создавали лишний стресс в первые рабочие недели.
Часть информации хранилась на корпоративном портале, часть — в различных документах, приказах, а кроме того, были обязательные электронные курсы в отдельных web-приложениях. При этом сам контент был сухим и скучным.
Но самое главное — у HR не было инструмента для мониторинга, возможности вовремя заметить дезадаптацию нового сотрудника и принять меры.
Для команды Центра по управлению изменениями и аналитики было критически важно изменить сам подход к процессу адаптации, сделать его прозрачным и понятным не только для новичка, но и для компании.
Также была необходима возможность отслеживать не только ход адаптации новичка, но и выполнение всех задач по введению в должность со стороны руководителей, наставников и других задействованных сотрудников.
Параллельно с проектом по автоматизации адаптации у нас в банке идет проект по совершенствованию процессов подготовки рабочих мест для новых сотрудников. В этом процессе задействованы непосредственные руководители, которые должны заранее позаботиться о рабочих местах для новых сотрудников, но по разным обстоятельствам часто не выполняли эти задачи вовремя.
Мы решили совместить эти участки двух проектов и подключать руководителей к адаптации новых сотрудников уже начиная с этапа пребординга.
Задача
Для автоматизации работы банку потребовалась платформа, которая могла бы систематизировать, объединить в едином цифровом пространстве и поставить на контроль весь процесс адаптации новых сотрудников и при этом соответствовала бы строгим требованиям информационной безопасности.
- Возможность познакомиться с компанией еще до официального трудоустройства на этапе стажировки или оффера. При этом у будущих сотрудников не должно быть доступа к чувствительной информации.
- Должно строго соблюдаться законодательство в области персональных данных.
- Должны быть реализованы треки адаптации как для новичка, так и для его руководителя.
- Наглядная аналитика и возможность для отдела адаптации мониторить процесс адаптации и предотвращать неприятные ситуации в первые рабочие месяцы.
Решение
Решение для адаптации новых сотрудников реализовано на платформе Talent Rocks. Процесс адаптации начинается еще до фактического трудоустройства сотрудника.
Пребординг. Отдел адаптации предоставляет новичку инструкцию, ссылку на скачивание приложения. Будущий сотрудник самостоятельно регистрируется в сервисе (что обеспечивает защиту его персональных данных до момента подписания согласия на обработку ПД при трудоустройстве) и проходит трек пребординга.
Подготовка рабочего места. Параллельно руководитель также начинает готовится к выходу нового сотрудника по треку для руководителей: отправляет заявку на технику, заказывает доступы и так далее.
Адаптационное обучение. После трудоустройства сотруднику становится доступен трек онбординга с пошаговой траекторией адаптационного обучения: электронными курсами, встречами с тренером, опросами и прочими активностями.
Пульс-опросы. Регулярные опросы по прошедшему дню/неделе/месяцу помогают создавать атмосферу заботы и внимания и отслеживать возможные проблемы с адаптацией до того, как они стали критичными.
Чат с экспертом по адаптации. Новый сотрудник может в любой момент написать эксперту по адаптации и быстро решить любой вопрос.
Справочная информация. Контакты ключевых сотрудников, адреса офисов, информация о банке всегда под рукой.
Кабинет руководителя. Инструмент контроля за ходом адаптации со стороны руководителя — статистика и статус прохождения этапов трека адаптации сотрудниками подразделения.
Раньше мониторинг прохождения адаптации был сильно осложнен из-за большого количества элементов процесса, разнесенных на разные сервисы и личные встречи с тренерами.
Теперь благодаря единому входному окну и всему процессу, проходящему внутри одной платформы, мы можем отслеживать каждый этап адаптации. Обнаруживать зоны риска еще в самом зарождении и принимать меры как со стороны адаптирующего, так и со стороны его руководителя.
активных пользователей в месяц: сотрудников на этапе адаптации и их руководителей
новых сотрудников ежедневно заходят на платформу в течение срока адаптации
баллов средняя оценка платформы пользователями
новых пользователей проходят все пульс-опросы
Результаты
Сегодня решение для адаптации постоянно и ежедневно используют порядка 300 сотрудников банка — будущих сотрудников, новичков на этапе адаптации и их руководителей.
По результатам опроса пользователей за май 2024 года средний балл платформы — 9,5 из 10. Выше всего сотрудники оценили параметр «Удобство» и «Полезность» платформы. В анкетах обратной связи сотрудники отмечают доступность и простоту платформы, более понятный и прозрачный процесс обучения и адаптации.
Практически все (93%) новых сотрудников регулярно заходят на платформу в течение срока адаптации. Они наиболее активны в первый месяц: 95% проходят все пульс-опросы о своем состоянии. Высокая вовлеченность и активность сотрудников на платформе обеспечивает постоянный мониторинг процессов со стороны экспертов по адаптации.